PowerPoint
PowerPoint
es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office
para crear presentaciones. Las presentaciones
son imprescindibles hoy en día ya que permiten
comunicar información e ideas de forma visual y atractiva.
Se pueden utilizar presentaciones en la enseñanza como apoyo al profesor
para desarrollar un determinado tema, para exponer resultados de una investigación,
en la empresa para preparar reuniones, para presentar los resultados de un trabajo
o los resultados de la empresa, para presentar un nuevo producto, etc. En definitiva
siempre que se quiera exponer información de forma visual y agradable para
captar la atención del interlocutor.
Con
PowerPoint podemos crear presentaciones de
forma fácil y rápida pero con
gran calidad ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos
permiten personalizar hasta el último detalle, por ejemplo podemos controlar
el estilo de los textos y de los parrafos, podemos insertar gráficos, dibujos,
imágenes, e incluso texto WordArt.
Podemos también insertar efectos animados, películas y sonidos.
Podemos revisar la ortografía de los textos e incluso insertar notas para
que el locutor pueda tener unas pequeñas aclaraciones para su exposición
y muchas más cosas que veremos a lo largo del curso.
Para
empezar veremos la forma de arrancar el programa y cuáles son los
elementos básicos de PowerPoint, la pantalla, las barras, etc,
para familiarizarnos con el entorno.
Aprenderás
cómo se llaman, donde están y para qué sirven. Cuando conozcas todo
esto estarás en disposición de empezar a crear presentaciones en el siguiente
tema.
Vamos a ver las dos formas básicas de arrancar
PowerPoint.
 1)
Desde el botón Inicio 
situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca
el cursor y haz clic sobre el botón Inicio
se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas,
aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; buscar
Microsoft PowerPoint, y al hacer clic sobre
él e arrancará el programa.
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2)
Desde el icono de PowerPoint del escritorio haciendo doble clic sobre
él. 
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Ahora arranca el PowerPoint para ir probando lo que vayamos explicando,
de esta forma aprenderás mejor el manejo de este programa. Para que te
sea fácil el seguir la explicación al mismo tiempo que tienes abierto
el programa te aconsejamos que combines dos sesiones.
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Al arrancar PowerPoint aparece una
pantalla inicial como la que a continuación te mostramos. Ahora
conoceremos los nombres de los diferentes elementos
de esta pantalla y así será más fácil entender el resto del curso. La pantalla
que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ves en
tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean
en cada momento, como veremos más adelante.
La parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas
que formarán la presentación.
Una diapositiva no es más
que una de las muchas pantallas que forman parte de una presentación, es
como una página de un libro.
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La barra de
título contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando
en ese momento. Cuando creamos una Presentación se le asigna el nombre
provisional Presentación1, hasta que lo guardemos y le demos
el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar,
restaurar/maximizar y cerrar la ventana.
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La barra de
menús contiene todas las operaciones que nos permite realizar PowerPoint
con nuestras presentaciones, estas operaciones suelen ir agrupadas en menús
desplegables. Al hacer clic en Insertar,
por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos
que se pueden insertar en PowerPoint.
Todas
las operaciones se pueden realizar desde estos menús, pero las cosas más habituales
se realizan más rápidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos
después, para ayudarnos a recordar estos iconos, en el menú desplegable
aparece en el lateral izquierdo el icono correspondiente a la opción, por
ejemplo el icono correspondiente a la acción Insertar
Gráfico es  ,
como puedes ver en la imagen de un poco más abajo.
El
icono X, del extremo derecho, nos permite cerrar la presentación
actual.
Los diferentes menús de la barra de
menús se pueden activar directamente desde el teclado pulsando Alt
+ letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt
+ i para desplegar el menú Insertar.
La barra de menús tiene un comportamiento "inteligente",
que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes
y los que el usuario va utilizando. Para ver todas las opciones del menú
desplegable pulsa en .
Un
menú desplegable contiene tres tipos básicos de elementos:
  Otro menú desplegable.
Al situarse sobre éste, se abre un nuevo menú a su lado con más opciones para
que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un triángulo 
a la derecha. Por ejemplo, en el menú Insertar,
Imagen.
Comandos inmediatos.
Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque
a la derecha del nombre de comando, o no aparece nada o bien aparece la combinación
de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el menú Insertar,
el comando Cuadro de texto.
Comandos con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana donde nos pedirá
que rellenemos algunos campos y que tendrá botones para aceptar o cancelar la
acción. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo,
en el menú Insertar,
Gráfico... El comando con ventana también puede llevar
asociada una combinación de teclas como los comandos inmediatos. Por ejemplo,
en el menú Insertar el comando Nueva
diapositiva... se puede activar pulsando simultáneamente las
teclas Ctrl e I.
Las
opciones que aparecen más claras son opciones que no se pueden ejecutar
desde donde nos encontramos. Por ejemplo la opción Hipervínculo.
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Las barras
de herramientas contienen iconos para ejecutar de forma inmediata
algunas de las operaciones más habituales, como Guardar,
Copiar, Pegar,
Imprimir,etc. Las iremos detallando a lo largo
del curso
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La
barra de estado nos muestra el estado de la presentación, en
este caso el número de la diapositiva en la cual nos encontramos y el número
total de diapositivas, el tipo de diseño y el idioma.
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Las barras de desplazamiento
permiten movernos a lo largo y ancho de la pantalla de forma rápida y sencilla,
simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic
en los triángulos. Tenemos una barra horizontal (la que te enseñamos) y
una vertical. Si no las ves es normal, estas barras sólo aparecen cuando
hacen falta es decir cuando todo no cabe en la pantalla.
Los
Botones de vistas, con ellos podemos elegir el tipo
de Vista en la cual queremos encontrarnos según nos convenga,
por ejemplo podemos tener una vista general de todas las diapositivas que tenemos,
también podemos ejecutar la presentación para ver cómo queda,
etc. El icono que queda resaltado nos indica la vista en la que nos encontramos.
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El Area
de notas será donde añadiremos las
notas de apoyo para realizar la presentación. Estas notas no
se ven en la presentación pero si se lo indicamos podemos hacer que aparezcan
cuando imprimamos la presentación en papel.
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El Panel de Tareas muestra
las tareas más utilizadas en PowerPoint y las clasifica en secciones, por
ejemplo crear una nueva presentación en blanco
o abrir una presentación.
Si en el panel de tareas te aparece la barra 
quiere decir que hay más opciones que aparecerán si te situas sobre
ella.
El contenido del panel de tareas va cambiando
según lo que estemos haciendo.
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Para
cerrar PowerPoint , puedes utilizar cualquiera
de las siguientes operaciones:
Hacer clic en el botón cerrar 
de la barra de título.
Pulsar la combinación
de teclas ALT+F4.
Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir
la opción Salir.
Si lo que queremos es cerrar
la Presentación actual sin cerrar el programa podemos:
Hacer clic en el botón cerrar
de la barra de menús.
O pulsar la combinación de teclas CTRL+W.
O bien hacer clic sobre el menú Archivo y
elegir la opción Cerrar.
Si
al cerrar no hemos guardado los cambios efectuados en la presentación,
nos preguntará si queremos guardarlos o incluso nos puede llegar a mostrar
el cuadro de diálogo asociado al menú Guardar en el caso
de no haberla guardado anteriormente.
Crear una Presentación (I)
A continuación veremos cómo crear una
Presentación.
PowerPoint
nos permite crear una presentación de formas distintas,
bien a través del asistente que es
muy útil cuando nuestros conocimientos sobre PowerPoint son escasos porque
nos guiará en todo el proceso de creación de la presentación,
también podemos crearlas a través de algunas de las plantillas
que incorpora el propio PowerPoint o plantillas nuestras. También se puede
crear la presentación desde cero, es decir, crearla a partir de una presentación
en blanco.
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Crear
una Presentación con el Asistente
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Para
crear una presentación con un asistente sigue estos pasos:
En
el panel de Tareas encontrarás una
sección llamada Nuevo, selecciona
la opción Del Asistente para autocontenido.
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Si no tienes abierto el panel de tareas
también puedes ir al menú Archivo
y seleccionar la opción Nuevo.
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Una vez elegida la opción Del asistente para contenido
aparecerá una ventana como la que mostramos a continuación.
En
la parte izquierda de la ventana tenemos un
esquema de los pasos a realizar con el asistente,
en este caso nos encontramos en el primer paso (Iniciar).
Si
nos arrepentimos y no queremos crear la presentación, pulsar el botón
Cancelar para salir del asistente.
Pulsando
el botón Siguiente > seguimos con
el asistente...
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Crear una Presentación (II)
La segunda pantalla del asistente nos pide el tipo de presentación:
PowerPoint
tiene muchas presentaciones estándares que se pueden utilizar para ahorrar
tiempo. Estas presentaciones estándares están agrupadas en varios
temas. Con los botones que aparecen en la parte central
de la ventana seleccionamos el tema, a continuación
aparecen en la parte derecha de la ventana
las presentaciones asociadas al tema seleccionado.
Por ejemplo hemos seleccionado el tema Organización
y la presentación Reunión de la organización.
Con esto PowerPoint me va a crear una presentación para una reunión
con un esquema y unas diapositivas predefinidas, nosotros sólo tendremos
que retocar la presentación para adaptarla a nuestras necesidades.
Después de seleccionar la presentación se pulsa Siguiente.
Ahora
nos encontramos en la fase de Estilo de presentación.
El estilo de presentación consiste en cómo se impartirá luego
la presentación:
Nos
ofrece varias opciones, podemos hacer presentaciones que se visualicen utilizando
un ordenador (en pantalla), presentaciones que se vean en una página Web,
una presentación para pasar a transparencias en blanco y negro o en color,
o para diapositivas.
Nosotros marcamos la opción
que queramos y pulsamos Siguiente.
En
el último paso (Opciones
de presentación) nos pide que indiquemos el título de
nuestra presentación y también podemos indicar el texto que queremos
que aparezca en cada diapositiva de nuestra presentación, incluso podemos
activar la casilla de número de diapositiva para que en el pie de cada
diapositiva aparezca su número.
Una
vez introducida toda la información necesaria pulsamos Siguiente
o directamente pulsamos Finalizar para que
el Asistente genere la presentación.
Así
es como queda la presentación que hemos creado, lo único que tendremos
que hacer después es introducir el texto y las imágenes que queramos.
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Crear una Presentación
A
continuación veremos cómo crear una Presentación
con una de las plantillas que incorpora el propio PowerPoint.
Las
plantillas son muy útiles porque generan y permiten organizar las diapositivas
que puede necesitar nuestra presentación, nosotros únicamente tendremos
que introducir el contenido de las diapositivas y de ese modo ganar tiempo.
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Crear
una Presentación con una Plantilla
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Para
crear una presentación con una plantilla sigue estos pasos:
En
el Panel de Tareas de la sección Nuevo
a partir de una plantilla selecciona la opción Plantillas
generales... como te mostramos a la derecha.
Si
el panel de Tareas no está visible despliega el menú Ver
y selecciona la opción Panel de Tareas.
Una vez seleccionada la opción Plantillas
generales te aparecerá un cuadro de diálogo similar al
que te mostramos a continuación.
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Selecciona
la plantilla de diseño que más te gusta, en la parte de la derecha
te aparecerá una vista previa de la plantilla que has seleccionado para
que puedas elegir mejor.
Una vez hayas encontrado
la plantilla que más se adapte a tus gustos pulsa el botón Aceptar.
En nuestro caso hemos elegido la plantilla
Mezclas y así es lo que nos ha generado:
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A
continuación veremos cómo crear
una Presentación en blanco, esta opción
se suele utilizar cuando la persona que genera la presentación sabe manejar
bien el programa y también cuando ninguna de las plantillas que incorpora
PowerPoint se adapta a nuestras necesidades.
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Crear
una Presentación en Blanco
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 Para
crear una presentación en blanco sigue estos pasos:
En el Panel de Tareas de la sección
Nuevo selecciona la opción Presentación
en Blanco.
Si el panel de Tareas
no está visible despliega el menú Ver
y selecciona la opción Panel de Tareas.
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Así
es como te puede quedar una presentación en blanco. Tienes una diapositiva
y dos cuadros de texto para añadir un título y añadir un
subtítulo.
A partir de ahí tendremos que dar
contenido a las diapositivas, añadir las diapositivas que hagan falta y
todo lo demás.
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Puede que tengas configurado PowerPoint
para que automáticamente se abra la sección
Aplicar diseño de diapositiva para que puedas asignar a la nueva
diapositiva uno de los diseños predefinidos.
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Antes
de ver cómo añadir texto y demás objetos en una diapositiva,
en los temas siguientes practicaremos con una presentación generada con
el asistente para familiarizarnos con el entorno de PowerPoint. Cuando ya sepamos
trabajar con las diapositivas veremos cómo rellenarlas y cómo añadir
efectos a nuestra presentación hasta conseguir presentaciones de profesional.
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Guardar una presentación
A continuación veremos cómo
guardar una presentación. Es importante
que cada cierto tiempo guardemos los cambios realizados en nuestra presentación
para que en el caso de que el sistema falle perdamos los menos cambios posibles.
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Para guardar una presentación
podemos ir al menú Archivo y seleccionar
la opción Guardar o también
se puede hacer con el botón  .
Si es la primera
vez que guardamos la presentación nos aparecerá una ventana
similar a la que mostramos a continuación.
De
la lista desplegable de Guardar en seleccionaremos
la carpeta en la cual queremos guardar la presentacón, después en
la casilla de Nombre de archivo introduciremos
el nombre con el cual queremos guardarla y por último pulsaremos en el
botón Guardar.
Si
por algún motivo queremos guardar la presentación con otro formato
para que pueda ser abierta por otra aplicación, como por ejemplo PowerPoint
95, desplegaremos la lista de Guardar como tipo
y seleccionaremos el formato adecuado de la lista desplegable.
Si
el tipo de formato que seleccionamos es Presentación se guardará
la presentación con la extensión ppt.
Si no es la primera vez que guardamos la presentación y pulsamos en el
botón de guardar de la barra de herramientas o seleccionamos la opción
Guardar del menú Archivo
no nos aparecerá la ventana que hemos mostrado anteriormente, guardará
los cambios sin preguntar.
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Si queremos guardar
una presentación con otro nombre (por ejemplo queremos crear
una nueva presentación utilizando una presentación que ya tenemos)
desplegaremos el menú Archivo y seleccionamos
la opción Guardar como, entonces aparecerá
la misma ventana que cuando pulsamos por primera vez en el botón Guardar.
Cuando utilizamos esta opción tenemos al final dos presentaciones, la inicial
(la que estaba abierta cuando dijimos Guardar como)
y otra con el nuevo nombre.
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Guardar
una Presentación como Página Web
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Para guardar una presentación como página Web y así poder
verla con un navegador, despliega del menú Archivo
la opción Guardar como página Web.
Al seleccionar esta opción nos aparecerá una ventana similar a la
que mostramos a continuación.
De
la lista desplegable de Guardar en seleccionaremos
la carpeta en la cual queremos guardar la presentacón, después en
la casilla de Nombre de archivo introduciremos
el nombre con el cual queremos guardarla y por último pulsaremos en el
botón Guardar.
El
guardar una presentación como página Web es igual que guardarla
con la opción Guardar, únicamente
cambia el formato con el cual se guarda la presentación.
Abrir una presentación
A continuación veremos
cómo podemos abrir una presentación
ya creada para verla o para modificarla.
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 Si
el Panel de Tareas no aparece despliega el
menú Ver y selecciona la opción
Panel de tareas.
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Tanto si hemos utilizado la barra de
menús, el botón Abrir o Más
presentaciones..., se abrirá la siguiente ventana: 
En
la lista desplegable del cuadro Buscar en
seleccionamos la unidad en la cual se encuentra la presentación que queremos
abrir, a continuación seleccionamos la carpeta que contiene la presentación.
Una vez hayamos seleccionado la presentación pulsamos en el botón
Abrir.
Cuando
seleccionamos una presentación aparece una pequeña representación
de ella en la zona de la derecha.
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 Si
tienes varias presentaciones abiertas puedes pasar de una otra seleccionándola
desde el menú Ventana de la barra de
menús.
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Antes de empezar a explicar cómo personalizar una presentación es
importante saber cómo manejarnos en los distintos
tipos de vistas que nos ofrece PowerPoint.
El
saber manejar los tipos de vistas es muy importante ya que nos va a permitir tener
tanto una visión particular de cada diapositiva como una visión
global de todas las diapositivas, incluso nos permitirá reproducir la presentación
para ver cómo queda al final.
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La vista
normal es la que se utiliza para trabajar
habitualmente, con ella podemos ver, diseñar y modificar
la diapositiva que seleccionamos.
Para ver
la diapositiva en esta vista despliega el menú Ver
y selecciona la opción normal.
También
puedes pulsar en el botón 
que aparece debajo del área de esquema en la parte izquierda.
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En
la parte izquierda de la pantalla aparece
el área de esquema en el cual podemos
seleccionar la diapositiva que queremos visualizar y en la parte derecha
aparece la diapositiva en grande para poder
modificarla. En la parte inferior se encuentra
el área de notas en el cual se introducen
aclaraciones para el orador sobre la diapositiva.
Esta
es la vista que más utilizarás ya que en ella podemos insertar el
texto de las diapositivas, cambiarles el color y diseño y es además
la que más se aproxima al tamaño real de la diapositiva.
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de la barra de herramientas,
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